Blog

W jaki sposób należy chronić bezpieczeństwo wysyłanych treści do tłumaczeń? Podpowiadamy.

Tłumaczenia to nie tylko przekład słów, ale i przenoszenie informacji, które często mają znaczną wartość biznesową, prawną czy technologiczną. Mogą to być tajny kontrakt, dane osobowe klientów albo plan marketingowy, który ma podbić rynek. Dzisiaj – w dobie cyfrowej komunikacji – treści przechodzą przez e-maile, chmury, aplikacje AI i serwery na różnych kontynentach. A to, oprócz tak atrakcyjnej szybkości, oznacza też zagrożenie. Bo potencjalnie każdy tekst, który opuszcza Twój komputer, trafić może w niepowołane ręce, jeśli odpowiednio nie zadbasz o jego bezpieczeństwo. Wyciek poufnego tłumaczenia może kosztować firmę miliony, narazić klientów na ryzyko lub nawet stać się powodem skandalu. Czy można temu zapobiec? Jakie zagrożenia czyhają na tłumaczy i zleceniodawców? Sprawdźmy, na co warto uważać!

Tłumacz a obowiązek tajemnicy zawodowej

Czy wiesz, że tłumacz ma obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej, podobnie jak lekarz czy prawnik? To nie tylko kwestia etyki, ale często wymóg prawny. A mimo to co jakiś czas słyszymy historie o wycieku poufnych dokumentów. Kiedyś ryzyko było mniejsze – teksty krążyły na papierze, w zamkniętych biurach – więc dostęp do nich mieli nieliczni. Dziś większość tłumaczeń odbywa się online, a każde przesłane słowo potencjalnie trafić może na serwery w różnych zakątkach świata.

W niektórych branżach, jak prawo czy medycyna, wyciek informacji może mieć poważne skutki – od strat finansowych po problemy prawne. Dlatego tłumacze, nieważne czy pracują dla jednego klienta, czy dla ogromnej korporacji, poufność traktować powinni priorytetowo. Część firm wymaga podpisania NDA (umowy o zachowaniu poufności), ale wciąż wiele osób ignoruje ten aspekt, ufając, że nic złego się nie stanie. Nieautoryzowany dostęp do plików to jednak duże zagrożenie, więc nie należy lekceważyć zasad bezpieczeństwa.

Chmura czy własny dysk? Gdzie trzymać dokumenty?

O ile jeszcze kilka lat temu większość plików przechowywano lokalnie – na komputerach, pendrive’ach czy zewnętrznych dyskach, dziś królują rozwiązania chmurowe – wygodne i dostępne z każdego miejsca. Ale czy bezpieczne? To zależy. Popularne usługi, jak Google Drive czy Dropbox, szyfrują dane, ale przechowują je na serwerach poza Europą, co może budzić wątpliwości w kontekście RODO. W 2024 roku 61% organizacji zgłosiło incydenty związane z bezpieczeństwem chmury, 24% więcej niż zaledwie dwa lata wcześniej, a aż 83% firm zarejestrowało co najmniej jeden incydent związany z cyberbezpieczeństwem.

Dlatego coraz więcej organizacji wybiera własne serwery lub szyfrowane chmury stworzone specjalnie dla branży tłumaczeniowej. Alternatywą są też rozwiązania typu zero-knowledge encryption, gdzie klucz do swoich danych ma tylko użytkownik. Jednak pamiętaj, że nawet najlepsza chmura nie pomoże, jeśli Twoje hasło będzie naiwnie przewidywalne. Używaj menedżerów haseł oraz uwierzytelniania dwuskładnikowego. Nie zapominaj też o prostych zasadach, by np. nie zostawiać wrażliwych plików w folderze „Pobrane” czy na pulpicie.

AI w tłumaczeniach – wygoda czy ryzyko?

Sztuczna inteligencja z pewnością przeorganizowała rynek tłumaczeń – jest szybka, tania i dostępna dla każdego. Warto jednak pamiętać, że jest też pułapką. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że wpisując tekst do Google Translate, DeepL czy innego narzędzia online, przekazuje go do analizy, a potencjalnie zapisuje też na serwerach firmy. Oczywiście, duże korporacje zapewniają, że nie przechowują prywatnych danych użytkowników, ale nie mamy pewności czy można w pełni im zaufać.

Wiele darmowych narzędzi nie gwarantuje prywatności, co oznacza, że tłumaczone treści mogą być analizowane do celów rozwoju algorytmów sztucznej inteligencji. Można to nieco „obejść” – np. inwestując w lokalne modele AI, które działają offline lub wybierając opcje premium (np. DeepL Pro, Microsoft Translator, Amazon Translate czy lokalne modele AI, takie jak OpenNMT i MarianNMT), które gwarantują, że tłumaczone treści nie będą przechowywane. By zminimalizować ryzyko niewłaściwego wykorzystania danych, warto sięgać po te narzędzia, które jasno określają, jak dbają o prywatność swoich użytkowników.

E-maile i komunikatory – czy naprawdę są bezpieczne?

Wysyłanie tłumaczeń przez e-mail to wciąż standard, ale czy wiesz, że wiadomości mogą być przechwycone już w trakcie transmisji? Mogłoby się wydawać, że prostym rozwiązaniem, by temu zapobiec, jest szyfrowanie. Jednak choć większość nowoczesnych skrzynek e-mail obsługuje protokół TLS (Transport Layer Security), nie rozwiązuje to problemu w 100%. Mimo że pomaga chronić dane w trakcie wysyłania, nie zabezpiecza treści w przypadku, gdy atakujący uzyskają dostęp do konta e-mail lub skrzynki odbiorczej. Nawet przy szyfrowaniu, nadal istnieje ryzyko, że wiadomość zostanie przechwycona w chwili, gdy trafia na nie w pełni bezpieczne serwery.

Bezpieczniejsze od maili są komunikatory szyfrujące wiadomości end-to-end, takie jak Signal czy Threema. Wiele firm decyduje się też na specjalne platformy do zarządzania tłumaczeniami, dzięki którym nie ma potrzeby przesyłania plików za pomocą wiadomości pocztowych. Jeśli jednak musisz używać poczty, warto przynajmniej zabezpieczyć dokumenty hasłem i wysyłać je osobnym kanałem.

Ludzki błąd to zdecydowanie największe zagrożenie

Możemy mieć najlepsze systemy zabezpieczeń, ale i tak najsłabszym ogniwem systemu pozostaje człowiek, zwłaszcza niezaznajomiony ze współczesnymi cyberzagrożeniami. Sposobów na wyłudzanie danych i treści są tysiące, coraz bardziej pomysłowych i zaawansowanych, a wystarczy jedno nieuważne kliknięcie w phishingowy link, by dać hakerom dostęp do wszystkich plików. Jak wynika z badań, niemal 60 procent ataków w sieci zaczyna się właśnie od phishingu – czyli fałszywych wiadomości e-mail z linkami lub załącznikami, które mają na celu przejęcie haseł lub zainstalowanie złośliwego oprogramowania.

Aż 88% wycieków danych jest wynikiem ludzkiego błędu – i jest to z pewnością statystyka, która powinna dać do myślenia. Dlatego tak ważne są szkolenia i świadomość zagrożeń. Warto stosować zasadę ograniczonego dostępu – nie każdy w zespole musi mieć dostęp do wszystkich dokumentów. Często problemem jest także niewłaściwe zarządzanie hasłami – zapisywanie ich w notatkach, przesyłanie przez SMS czy używanie tego samego hasła do wielu kont. Bezpieczeństwo mogą więc zwiększyć proste zmiany w nawykach.

Umowy o poufności – formalność czy konieczność?

Często bagatelizujemy znaczenie umów NDA (Non-Disclosure Agreement), traktując je jak zbędną formalność. Tymczasem to jedno z najprostszych narzędzi ochrony treści. Dobrze sporządzona umowa NDA jasno określa, kto ma dostęp do tłumaczonego tekstu, jak treści mają być przechowywane i jakie są konsekwencje ujawnienia ważnych informacji. Taka umowa powinna dotyczyć nie tylko tłumaczy, ale też podwykonawców, menedżerów projektów czy nawet firm IT obsługujących systemy. Jeśli nie posiadasz takiej umowy, w razie wycieku danych trudno będzie dochodzić swoich praw.

Umowy NDA są bez wątpienia ważne, bo pomagają zbudować zaufanie i dbają o odpowiedzialność, ale nie zapominajmy o podstawach bezpieczeństwa. Zabezpieczenie sprzętu to fundament – zawsze pamiętaj o blokadzie ekranu, kiedy zostawiasz komputer bez nadzoru, i unikaj korzystania z publicznych, niezabezpieczonych sieci Wi-Fi, które są rajem dla cyberprzestępców. Warto zainwestować w VPN, który szyfruje połączenia, oraz regularnie aktualizować systemy operacyjne, by uniknąć zagrożeń.