Blog

Zapraszamy do artykułu, w którym dowiesz się, w jaki sposób rozliczyć usługę różnego rodzaju tłumaczeń..

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy dany wydatek można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Nic w tym dziwnego – w końcu dobrze prowadzona księgowość jest w stanie odciążyć firmę w kwestiach podatkowych. Przy okazji rozliczeń może się pojawić pytanie, czy tłumaczenie dokumentów jest kosztem firmowym, który obniża podstawę opodatkowania? Najczęściej zadają je sobie przedsiębiorcy, którzy utrzymują kontakty biznesowe z kontrahentami z zagranicy, muszą przedłożyć przetłumaczone dokumenty urzędowe lub potrzebują materiałów marketingowych w obcym języku. Jak to wygląda w praktyce?

Czym są koszty firmowe?

Do kosztów firmowych zaliczają się wydatki, które przedsiębiorca ponosi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a ich głównym celem jest osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła. Mówiąc prościej: jeśli dane wydatki są w rozsądny sposób powiązane z biznesem i realnie pozwalają zarabiać lub unikać strat, najczęściej można je zaliczyć do kosztów. Są to między innymi wydatki związane z zakupem towarów, opłacaniem usług oraz funkcjonowaniem biura. Aby jednak wydatek faktycznie stał się kosztem podatkowym, musi spełnić pewne formalne wymogi. Przede wszystkim musi istnieć związek między poniesionym kosztem a działalnością, którą prowadzi przedsiębiorca.

W praktyce koszty firmowe to bardzo szerokie pojęcie. Mogą obejmować zarówno zakup sprzętu komputerowego, artykułów biurowych, ubezpieczenia, szkoleń, jak i wydatki marketingowe, usługi doradcze oraz koszty administracyjne. Dla wielu osób największą trudnością pozostaje jednak prawidłowe rozróżnienie, które z wydatków rzeczywiście można uznać za niezbędne do prowadzenia biznesu.

Samo kwalifikowanie kosztów w dużej mierze zależy od branży i specyfiki firmy. Chodzi tu o zasadę, że koszty poniesione w związku z prowadzoną działalnością muszą być odpowiednio udokumentowane i w żaden sposób nie mogą być sprzeczne z prawem. Poza tym przedsiębiorca musi przechowywać dowody potwierdzające słuszność ujęcia danego wydatku jako kosztu. Najczęściej takimi dowodami są faktury, ale mogą to być także rachunki lub potwierdzenia transakcji, w których jasno wskazuje się, że płatnikiem jest firma.

Jakie wydatki można zakwalifikować do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej?

Przepisy mówią jednoznacznie, że do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej nie można wliczać tego, co jest wyłącznie prywatne i niezwiązane z zyskami firmy. Jednak jeśli dany wydatek służy osiąganiu bądź zabezpieczeniu przychodów, zasadniczo mamy prawo go odliczyć. Przykładem może być użytkowanie samochodu. Jeśli auto jest wykorzystywane i w celach prywatnych, i zawodowych, trzeba odpowiednio określić proporcje, w jakich służy firmie. Dotyczy to również użytkowania mieszkania jako biura lub wydatków związanych ze sprzętem multimedialnym.

W praktyce istnieje mnóstwo rodzajów wydatków, które mogą być zakwalifikowane do kosztów i wszystko zależy od specyfiki prowadzonej działalności. Jeśli firma działa w segmencie e-commerce, do kosztów będzie można zaliczyć wydatki na hosting, domenę i oprogramowanie do obsługi sklepu internetowego. Jeśli ktoś prowadzi usługi konsultingowe, za koszty uzna zakup specjalistycznej literatury lub udział w konferencjach, który wspiera rozwój kompetencji w danej dziedzinie. Z kolei w branży produkcyjnej kosztami będą zakupy surowców lub materiałów potrzebnych do wytworzenia produktu.

Na przedsiębiorcy spoczywa jednak obowiązek, by umieć uzasadnić, że dana płatność rzeczywiście pomaga mu w prowadzeniu działalności. Jeżeli w razie kontroli skarbowej nie jesteśmy w stanie logicznie wytłumaczyć, w jaki sposób rzecz, którą wrzuciliśmy w koszty, służy osiąganiu przychodów, możemy zostać poproszeni o jej wycofanie z kosztów, a nawet o dopłatę podatku wraz z odsetkami.

Czy tłumaczenia można odliczyć od kosztów?

Mając na uwadze powyższe informacje, możemy odpowiedzieć na pytanie o to, czy usługi tłumaczeniowe można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Odpowiedź zazwyczaj brzmi: tak, o ile spełniamy najważniejszy warunek. Musi istnieć związek między tłumaczeniem a profilem firmy lub osiąganym przychodem. Jeśli zajmujemy się na przykład handlem zagranicznym, współpracujemy z partnerami z innego kraju, a część dokumentów musi być przygotowana w obcym języku, wówczas tłumaczenie sprawozdania lub raportów finansowych będzie w pełni uzasadnionym kosztem.

Jeśli natomiast firma nie ma żadnego związku z rynkiem międzynarodowym i nie korzysta z materiałów w innym języku, wówczas zlecanie tłumaczeń mogłoby się wydać podejrzane z punktu widzenia rozliczeń podatkowych. Teoretycznie może jednak zaistnieć sytuacja, gdy firma co jakiś czas prowadzi działania promocyjne za granicą i w związku z tym zleca tłumaczenie treści marketingowych. To także może być koszt, ponieważ pozwala dotrzeć do klientów w innym języku. Warunek pozostaje: wydatek musi być niezbędny bądź uzasadniony w kontekście generowania przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Tłumacz lub biuro tłumaczeń musi wystawić fakturę, w której będzie jednoznacznie wskazany zakres usług, a przedsiębiorca musi tę fakturę prawidłowo zaksięgować. Jeżeli w razie potrzeby wyjaśni, że tłumaczenie służyło działaniom marketingowym lub nawiązaniu kontaktów handlowych, w większości przypadków urząd skarbowy nie będzie miał wątpliwości, że to wydatek firmowy.

Tłumaczenie dokumentów księgowych – kiedy jest konieczne?

Warto jeszcze wspomnieć o tym, jak wygląda kwestia tłumaczenia dokumentów księgowych na język polski – czy jest to konieczne? Co zrobić, gdy firma otrzymuje faktury w języku angielskim lub niemieckim od zagranicznych kontrahentów? Z punktu widzenia bezpieczeństwa podatkowego jest zalecane, aby w razie kontroli czy audytu dokumenty były w języku polskim, aby nie było problemów z ustaleniem ich treści. Nie ma jednak jednoznacznego przepisu, który w każdej sytuacji nakładałby obowiązek tłumaczenia wszystkich obcojęzycznych faktur. Mimo to trzeba mieć na uwadze, że jeśli podczas ewentualnej kontroli zostaniemy poproszeni o przedstawienie dokumentów w języku zrozumiałym dla urzędników, konieczne będzie dostarczenie tłumaczenia. Mówi o tym art. 287 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. W § 1 pkt 2 czytamy: „Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić wykonywanie czynności, o których mowa w art. 286, w szczególności: przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli”. Zgodnie z § 2 te czynności kontrolowany jest obowiązany wykonać na własny koszt.

Warto pamiętać, że jeśli tłumaczenie okaże się konieczne z punktu widzenia rozliczenia czy kontroli, koszty takiej usługi również można zakwalifikować jako wydatki firmowe. Wynika to z faktu, że przedsięwzięcie służy wyjaśnieniu spraw związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, a nie stanowi wyłącznie wydatku osobistego.