Blog

Jak stworzyć list formalny po angielsku – nie tylko poprawny, ale też robiący świetne wrażenie?

Pisanie listu formalnego po angielsku nieco różni się od tego, jak robi się to w Polsce. W języku angielskim forma listu formalnego (formal letter) ma swoje twarde reguły – nie wystarczy poprawnie się przywitać i równie grzecznie pożegnać. To ciągłe balansowanie między grzecznością a konkretem – musisz wiedzieć, kiedy użyć Yours sincerely, a kiedy Yours faithfully, gdzie wstawić przecinek, a gdzie nie powinien się on znaleźć. I co najważniejsze: jak pisać uprzejmie, ale maksymalnie rzeczowo. 

W jakich sytuacjach pisze się listy formalne po angielsku?

Umiejętność pisania listu formalnego może się przydać w wielu życiowych momentach: kiedy aplikujesz o pracę, gdy składasz reklamację, kontaktujesz się z urzędem albo redagujesz oficjalne zapytanie. Cechą wspólną wszystkich przypadków jest konkretna sprawa, oficjalny ton i powaga sytuacji. W przeciwieństwie do swobodnych, przyjacielskich e-maili, tu nie ma miejsca na emotikony, żarty czy wtrącenia. Każde zdanie powinno mieć konkretny cel. Choć dziś wiele spraw załatwiamy online, list formalny to forma komunikacji, która wciąż obowiązuje. W niektórych krajach, jak np. Wielka Brytania czy Kanada, tego rodzaju pism nadal wymaga się np. w procesach rekrutacyjnych czy administracyjnych. Zdecydowanie warto więc opanować sztukę pisania ich w poprawny sposób.

Struktura listu formalnego – krok po kroku

Pisząc list formalny po angielsku, warto trzymać się sprawdzonej, dość sztywnej struktury. Na początku umieszczamy dane nadawcy (w lewym górnym rogu), potem datę, a następnie dane odbiorcy. Następnie zwrot grzecznościowy – inny, kiedy nie znamy nazwiska, a inny, gdy je znamy. Dalej przechodzimy do treści właściwej – zazwyczaj są to trzy krótkie akapity: wstęp (czyli informacja, w jakiej sprawie piszemy), rozwinięcie (szczegóły), oraz zakończenie (podsumowanie i ewentualna prośba o odpowiedź lub działanie). List kończy się podpisem oraz znów odpowiednim zwrotem grzecznościowym. Całość powinna się zmieścić na jednej stronie – by było zwięźle, konkretnie, ale uprzejmie.

Jak zwracać się do adresata? Zasady i przykłady

W listach formalnych nie ma miejsca na domysły – forma zwrotu do odbiorcy musi być dopasowana do sytuacji. Inaczej zaczynamy list, gdy znamy nazwisko, a inaczej gdy piszemy do nieznanej osoby czy na przykład całego działu firmy. To samo dotyczy zakończenia – Yours sincerely i Yours faithfully nie są obligatoryjne. W angielskim forma zwrotu do adresata ma ogromne znaczenie – niepoprawny może świadczyć o braku profesjonalizmu albo, co gorsza, kultury, a to zadziała na Twoją niekorzyść. Zobacz, jak dobrać właściwą formę do odpowiedniego kontekstu.

Przydatne zwroty – formy zawsze gotowe do użycia

Znasz ten moment, gdy wszystko masz w głowie, ale nie wiesz, jak to ładnie ubrać w słowa? Z pomocą przychodzą sprawdzone zwroty, których można bezpiecznie używać w listach formalnych:

• I am writing to enquire about… – Piszę z zapytaniem dotyczącym…;
• I would like to express my concern about… – Chciałbym wyrazić swoje zaniepokojenie…;
• I am writing in response to your advertisement – Piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie;
• Could you please provide more details regarding…? – Czy mogliby Państwo podać więcej szczegółów na temat…?;
• Thank you in advance for your assistance – Z góry dziękuję za pomoc;
• I look forward to hearing from you – Z niecierpliwością czekam na odpowiedź.

Jeśli piszesz do firmy zagranicznej, dobrze dopracowany język ma ogromne znaczenie. Czasem warto skonsultować treść z tłumaczem, zwłaszcza w kontekście tłumaczenia biznesowego.

Ton i styl – czyli jak być uprzejmym, ale nie nader formalnym

List formalny nie oznacza sztuczności ani nadmiernej powagi. Unikaj przesadnie skomplikowanych słów – prosty, klarowny język zawsze się obroni. Zamiast I would be most grateful if you could kindly… wystarczy: Could you please…? – nadal jest uprzejmie, ale bez przesady. Zamiast brzmieć przesadnie „sztywno”, lepiej postawić na uprzejmość połączoną z prostotą. W końcu celem listu nie jest pokazanie, jak wiele formalnych zwrotów znasz, ale jasne i uprzejme przekazanie swojej sprawy. Lepiej napisać I would appreciate a response by next week niż It would be highly appreciated if you could possibly respond at your earliest convenience – efekt jest ten sam, ale forma – znacznie przystępniejsza. Warto też unikać „książkowych” sformułowań, które mogą sprawiać wrażenie nienaturalnych lub przestarzałych.

Najczęstsze i najgorsze błędy – czego zawsze unikać?

Zanim naciśniesz „wyślij” albo wrzucisz list do skrzynki, upewnij się, że nie popełniasz tych podstawowych błędów – oto kilka przykładów:

• literówki i błędy interpunkcyjne – to drobne rzeczy, które jednak bardzo rzucają się w oczy, zwłaszcza w formalnym liście, który powinien być dopracowany,
• złe formatowanie – czyli brak odstępów, chaos w układzie, nieczytelny font,
• nieadekwatny ton – list formalny to nie miejsce na powitania w stylu Hey there czy zakończenia typu Cheers,
• błędy gramatyczne to poważna pułapka – zdania takie jak He have czy I am interesting in mogą momentalnie podważyć Twoją wiarygodność,
• pomyłki w zwrotach grzecznościowych i ich niedopasowanie do sytuacji,
• warto uważać na długość zdań – wielokrotnie złożone konstrukcje nie tylko męczą, ale też rozmywają przekaz.

Formal letter vs cover letter – czy to to samo?

Wiele osób myli list formalny z listem motywacyjnym (cover letter). To częsty błąd, szczególnie wśród osób uczących się języka angielskiego lub rzadko piszących oficjalne pisma. Rzeczywiście, cover letter to również formalny dokument, ale jego celem jest przedstawienie swojej kandydatury do pracy. Tymczasem formal letter może dotyczyć niemal każdej oficjalnej sprawy: reklamacji, zapytania, odwołania czy prośby. Oba listy rządzą się podobnymi zasadami językowymi, ale mają inny cel i strukturę. W cover letter opowiadasz o sobie, swoich motywacjach i umiejętnościach. W formal letter – trzymasz się faktów, problemu i konkretów. Prosty test, który pomoże Ci odróżnić obie formy? Jeśli nie piszesz o sobie – to raczej formal letter. Gdy wyjaśniasz, dlaczego to właśnie Ty jesteś idealnym kandydatem – to cover letter.

Jak sprawdzić, czy list jest naprawdę dobry?

Metod sprawdzania może być wiele. Na początek wykonaj „test jednego spojrzenia” – jeśli po pięciu sekundach nie wiesz, o co chodzi w liście, to znaczy, że trzeba go uprościć. Przeczytaj list na głos – jeśli coś zgrzyta, szybko to zauważysz. Sprawdź interpunkcję, datę, imię adresata, format pliku (PDF zamiast .doc). Jeśli masz możliwość – poproś kogoś, by również rzucił okiem na całość. Czasem druga para oczu wychwyci coś, co nam samym wielokrotnie umknęło. Przed ostatecznym wysłaniem otwórz PDF na smartfonie lub tablecie – to dobry sposób na to, by zobaczyć, czy formatowanie i odstępy wyglądają tak samo dobrze na małym ekranie. W niektórych sytuacjach warto skorzystać z profesjonalnych tłumaczeń pisemnych, a jeśli pismo ma charakter urzędowy lub prawny – również przysięgłych. To niewielki wysiłek, a różnica jest znaczna – bo dobrze napisany list formalny mówi o Tobie więcej, niż myślisz.